Sous l’autorité hiérarchique de la Représentante de l’OIF pour l’Afrique de l’Ouest (REPAO) et la supervision technique du Directeur de l’administration et des finances (DAF), le/la titulaire du poste sera chargé(e) de :

En matière de budget et finance :

• coordonner avec la DAF le suivi budgétaire, comptable et financier et procéder au rapprochement de la comptabilité et du budget pour la Représentation de l’OIF pour l’Afrique de l’Ouest (REPAO) ;

• être l’interlocuteur(trice) du Service de la conception et du suivi des projets (SCS) et de la Direction de l’Audit interne et de l’évaluation (DAIE) dans l’exécution budgétaire des crédits de programmation ou assimilés ;
• faire le suivi des documents contractuels (contrats, budgets, engagements juridiques) et bons pour paiement de la REPAO ;
• confirmer les créations de contacts ou d’organismes dans le PGI (SAP) ;
• procéder à la vérification et à la validation comptable de la dématérialisation des factures, à la codification et à l’enregistrement comptable des factures fournisseurs et au suivi des fournisseurs et des relances ;
• effectuer la comptabilisation de toutes les autres dépenses et des recettes ;
• vérifier des transferts d’écritures dans le PGI (SAP) ;
• faire le rapprochement et le suivi des opérations de trésorerie (banques, caisses) ;
• procéder au lettrage des comptes tiers ;
• effectuer le pointage des comptes généraux ;
• faire les opérations de clôture budgétaire.

En matière de gestion des ressources humaines :

• coordonner avec le Service des ressources humaines (SRH) la gestion des dossiers du personnel de la REPAO (gestion des dossiers, congés, politique de formation, évaluation, plan de carrière, etc.…) ;

• être le relais du SRH pour toutes les informations liées à la gestion du personnel ;
• s’assurer de la mise en œuvre des politiques de ressources humaines et du respect des délais en matière d’évaluation des performances.

Administration générale et suivi :

• coordonner, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics (DAF), la gestion et le suivi de l’ensemble des services opérationnels administratifs de la REPAO (politique des achats, renouvellement des prestataires, gestion des contrats d’assurance, etc…) ;

• mettre en place, en lien avec la Coordonnatrice Achats et marchés publics et les unités concernées au Siège, une politique de sécurité des bâtiments et des personnes ;
• participer à l’amélioration des outils de gestion conformément aux procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;

• contribuer à la gestion administrative de la REPAO.

Autres activités :

• soutenir l’organisation des évènements de la REPAO ;
• exécuter d’autres tâches qui seront assignées par la Représentante, selon les besoins du service.