Titre du poste : Chargé(e) de la comptabilité (réaffichage)

Unité administrative : Représentation de l’OIF pour les Amériques (REPAM)

Lieu d’affectation : Québec, Canada

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade à partir de P3-1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de 43 154 euros, selon l’expérience

Ajustement annuel de poste : A partir de 7 893 euros, selon l’expérience

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : Le 1er avril 2025

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 09/2025 du 11 mars 2025

FONCTIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité hiérarchique de la Représentante de l’OIF pour les Amériques et en relation fonctionnelle avec la Directrice de l’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), la Représentante de l’OIF auprès des Nations unies à New-York (RPNY), le Représentant de l’OIF pour les Caraïbes (REPCA) et le Directeur de l’Administration et des Finances (DAF, au Siège basé à Paris), le/la titulaire du poste aura, les missions principales suivantes :

• Coordonner et rendre compte de l’ensemble des activités administratives, comptables et financières au niveau du pôle régional incluant quatre (4) unités administratives de l’OIF que sont : la REPAM (basée à Québec), l’IFDD (basée à Québec), la RPNY (basée à
  New-York) et la REPCA (basée à Port-au-Prince, Haïti) ;

• Assurer la mise en place, la tenue et le suivi du système de la comptabilité au niveau du pôle régional incluant les quatre (4) unités administratives de son périmètre ;
• Contribuer à l’établissement des états financiers périodiques conformément aux normes internationales ;
• Contribuer à la régularité et la fiabilité des opérations comptables et à la gestion des actifs ;
• Sensibiliser les acteurs de la chaîne des dépenses au respect des procédures administratives et comptables.

Plus spécifiquement, il/elle sera chargé(e) de :

Gouvernance et organisation du pôle régional :

• Organiser, structurer et consolider, sous l’autorité de sa hiérarchie et en liaison avec les parties prenantes fonctionnelles, la mise en place et la gouvernance du pôle régional qui a la vocation d’un centre de service partagé régional ;
• Concevoir, mettre en place et renforcer l’organisation du travail au sein du pôle, afin d’atteindre les objectifs opérationnels et stratégiques en matière de gestion administrative, comptable et financière pour l’ensemble des unités du périmètre du pôle régional ;
• Revoir et mettre en place les procédures opérationnelles utiles au bon fonctionnement du pôle régional, en accord avec les politiques, procédures de l’Organisation et les instructions de tenue des comptes de la Direction de l’Administration et des Finances au siège de l’Organisation ;
• Contribuer au travail de supervision et d’évaluation annuelle des membres de l’équipe du Pôle régional  ;
• Assurer et améliorer le dispositif de reddition des comptes et de reporting des indicateurs de performance opérationnels, envers la hiérarchie directe, mais aussi toutes les parties prenantes fonctionnelles ;

Gestion administrative :

• Être le/la référent(e) pour les assistant(e)s d’administration de son équipe et des autres unités du périmètre considéré dans le cadre de l’exécution de leurs tâches ;
• S’assurer de la compréhension et du respect des procédures et des délais par les assistant(e)s d’administration.

Comptabilité :

• Assurer la tenue de la comptabilité pour les unités du pôle régional, en lien avec les systèmes d’information financiers (SAP/PGI) ;
• Etablir des états de trésorerie et en suivre les flux pour une gestion optimale ;
• Assurer la comptabilisation des recettes et des dépenses ;
• Assurer la régularisation des imputations comptables enregistrées par les assistant(e)s d’administration dans le Système d’information financier (SAP) ;
• Veiller à la vérification des saisies comptables, selon les normes en vigueur ;
• Tenir les journaux de trésorerie, effectuer les états de rapprochement et vérifier les intégrations (caisses et banques) ;
• Assurer la gestion de la paie, en lien avec le prestataire externe, la transmission des états de cotisations au niveau provincial et fédéral ;
• Etablir les soldes du fonds de prévoyance, les soldes de tout compte et les documents de cessation d’activité ;
• Assurer la réconciliation des comptes des immobilisations avec les inventaires physiques ;
• Etablir les rapports périodiques et communiquer les situations états comptables ;
• Contribuer, au besoin, aux évolutions de comptabilité générale et analytique de l’Organisation ;
• Participer à la clôture périodique des comptes ;

Gestion budgétaire et contrôle de gestion :

• Participer à l’élaboration des budgets de fonctionnement et à la planification annuelle des 4 unités administratives;

• Contribuer aux suivis budgétaires des lignes des unités du périmètre et initier les réaménagements budgétaires utiles, en lien avec les Responsables hiérarchiques et fonctionnel(le)s concerné(e)s ;
• Contrôler la régularité des dossiers administratifs et financiers ;
• Effectuer les contrôles de cohérence relatifs aux imputations comptables et budgétaires par des pointages et des rapprochements de compte ;
• Être force de proposition et de conseil auprès des Responsables hiérarchiques et fonctionnel(le)s dans la gestion administrative et financière de leur périmètre ;
• S’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par les responsables des unités ci-dessus mentionnées pour permettre leur bon fonctionnement.

Pré-requis du poste

Le/La candidat(e) au poste devra :

• Être ressortissant(e) d’un Etat ou gouvernement membre de l’OIF
• Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bac + 5 au minimum dans le domaine de la comptabilité, de la gestion ou du contrôle de gestion ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’élaboration, la présentation, le suivi et l’analyse des comptes ainsi que d’un budget, idéalement au sein d’une organisation nationale, d’une administration publique ou privée ou d’une organisation intergouvernementale ;
• Maîtriser les procédures comptables et budgétaires de base ;
• Maîtriser l’utilisation des logiciels de comptabilité, notamment le logiciel SAP, ou des ERP équivalents ;
• Maîtriser les procédures comptables et la fiscalité au Québec et au Canada serait un atout ;
• Avoir le sens de la communication et de l’écoute ;
• Faire preuve de discrétion ;
• Démontrer une aptitude pour le travail en équipe et les relations avec les partenaires extérieurs ;
• Démontrer une aptitude à planifier, à organiser et à travailler en respectant les règles et les délais requis ;
• Maîtriser les outils informatiques fonctionnels en usage au sein de l’Organisation, notamment Word, Excel et Powerpoint ;

• Agir proactivement et avec autonomie dans son travail ;
• Être à l’aise pour travailler dans un environnement exigeant en termes de défis et délais ;
• Disposer de qualités relationnelles et savoir évoluer dans un environnement interculturel.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.